Funkce systému

AutoOffice Vám usnadní život

Představujeme Vám aplikaci, která vám umožní úplnou kontrolu nad Vašimi zakázkami. Vytvářet můžete poptávky, nabídky, objednávky, dodací listy, faktury, příjmové pokladní doklady i účtenky vč. EET, které můžete jedním kliknutím odeslat na FÚ. Kromě toho můžete propojit systém s bankovnictvím. To vše Vám výrazně usnadní podnikání a ušetří Váš drahocenný čas.

Co všechno umíme?

Zakázky

Poptávka

Každá zakázka začíná poptávkou, proto máte k dispozici přehledný formulář k vyplnění základních údajů, jako je název poptávky, či datum vytvoření. Dále vyplníte údaje o odběrateli a přecházíte k vyplnění údajů o samotné poptávce - hlavní je textové pole pro zadání textu, který poptávku popisuje. Dále máte k dispozici tabulku pro přidávání položek poptávky - název, poznámka a počet jednotek. Rovněž nechybí vlastní poznámka, tagy a nahrávání příloh.

Abychom Vám usnadnili práci, údaje, které zadáte uvidíte i v ostatních krocích zakázky. Nemusíte znovu opisovat odběratele, ani vyplňovat tabulku položeki a podobně.

Nabídka

Dalším krokem je nabídka, která navíc přináší možnost volby PDF šablony, nahrání loga a podpisu. Ve formuláři se nachází tabulka pro kalkulaci cenové nabídky, která se přenese i do objednávky a faktury. Díky tomu neztratíte přehled nad kalkulacemi. Pro usnadnění komunikace s odběratelem můžete odeslat email s PDF souborem přímo ze systému.

Objednávka

Po nabídce následuje objednávka umožňující kalkulace skutečných nákladů. Obdobně jako v předešlém kroku, i zde můžete na odběratelovu adresu odeslat email, obsahující informace o stavu jeho objednávky.

Dodací list

Výběrem položek z objednávky, nebo faktury jednoduše sestavíte dodací list. Můžete si zvolit sami šablonu dokladu, vložit podpis i logo, ale i jméno vystavitele.

Fakturace

Jednou z hlavních funkcí AutoOffice je fakturace. Vybírat můžete až ze tří šablon faktur, které po vystavení, stejně jako nabídku, můžete odeslat odběrateli. Fakturu můžete nastavit jako opakující se. To znamená, že bude po zvoleném intervalu automaticky vystavena s novým číslem a variabilním symbolem. Ta se následně dle volby v nastavení odešle na předem zadaný email s výchozím předmětem a textem, který můžete kdykoliv upravit.

Faktury lze párovat na rozpočet, nebo výpis z bankovního účtu, na základě kterého se automaticky zjistí, zda již byla uhrazena, nebo je po splatnosti.

Příjmový doklad, EET účtenka

Poslední možností v rámci zakázky je vystavení příjmového dokladu a EET účtenky. Nechybí ani integrace na FÚ prostřednictvím EET.

Přehledy

Mějte přehled o veškerých zakázkách a přijatých dokladech. Máme pro Vás přehled Vašich zakázek, které můžete libovolně řadit či filtrovat. Samozřejmostí je i vyhledávání dle klíčových slov. Navíc budete mít možnost zobrazit samostatně všechny poptávky, nabídky, dodací listy, faktury, příjmové listy, účtenky, ale i naskenované přijaté doklady a faktury.

Bankovní výpis

Propojte svůj účet s bankovnictvím. Díky tomu budete mít okamžitý přehled o Vašich pohybech na účtech. Získáte přístup nejenom k výpisu, ale i k přehledným grafům.

Třešničkou na dortu je funkce automatického párování výdajů s vystavenými fakturami dle variabilního symbolu. Od teď už nemusíte ručně kontrolovat přeplatky či nedoplatky!

Přijaté doklady

Další užitečnou funkcí, zejména pro účetní, je nahrávání přijatých dokladů. Ty lze buď opsat ručně, nebo nahrát jako PDF soubor či obrázek. Doklady lze napárovat k vybranému výdaji z výpisu z účtu.

Aby bylo nahrávání dokladů co možná nejintuitivnější, vytvořili jsme mobilní aplikaci, pomocí které, je můžete jednoduše vyfotit a nahrát do AutoOffice.

Rozpočet

Potřebujete mít přehled o očekávaných příjmech a výdajích? Není problém! Díky našemu rozpočtu budete mít finance pod kontrolou!

Pomocí spárování s bankovními účty dojde k automatickému přidávání neočekávaných příjmů a výdajů do rozpočtu, včetně párování na již existující, očekávané záznamy. Ke každému záznamu můžete nahrát libovolnou přílohu, nastavit opakování, kategorii, nebo jej odložit.

V rozpočtu máte možnost plánovat mimo výdajů i příjmy. Máte 4 úrovně pravděpodobnosti zadaného příjmu. Očekávané, Jisté, Vyfakturované, Přijaté.

Grafy

Připravili jsme pro Vás několik grafů, které usnadní přehled nad příjmy a výdaji. Data jsou brána z rozpočtu a vyobrazena za zvolený měsíc a rok, jako součet pro jednotlivé kategorie, celkové příjmy a výdaje včetně kumulativních součtů.

Adresáře

Nebaví Vás pořád dokola opisovat odběratele, dodavatele, či položky? Usnadněte si práci využitím adresářů, stačí jediné kliknutí! Odběratelé a dodavatelé se do adresářů přidávají automaticky na základě jejich názvu a IČO. Pokud provedete ve formulářích zakázky změny odběratele, například přepsání emailu na jiný, než je v adresáři, AutoOffice k němu uloží nové údaje, aniž by došlo k ovlivnění již existujících zakázek či dokladů.

Na základě úprav ceníku dojde k ukládání starých a již neaktuálních cen, díky čemuž můžete zobrazit přehledný graf vývoje ceny dané položky.

Poznámky, úkoly

Ať už vystavujete fakturu, nebo spravujete uživatele, kdekoliv v systému lze zobrazit a přidávat úkoly. Každý má předmět, text, ale i volitelný termín splnění, před jehož vypršením dojde k upozornění na email. Úkoly mohou být buď veřejné - pro celou firmu, nebo pouze pro toho, jež je vytvořil.


Uživatelé a jejich oprávnění

Jakmile se v AutoOffice registrujete, vytvoří se vám uživatelský účet spolu s firmou, pod kterou můžete přidávat další uživatele. Nad nimi budete mít kompletní správu - editovat jejich údaje, nebo nastavovat oprávnění. Každá firma má k dispozici několik různých rolí s oprávněními. I ty máte samozřejmě pod kontrolou, můžete vytvářet nové role, nebo editovat již existující.


Vzdálené rozhraní (pro vývojáře)

Pro propojení AutoOffice se systémy třetích stran slouží API rozhraní, které nabízí kompletní funkce, jako webová aplikace. Abychom zabezpečili Vaše data, budete mít v nastavení správu oprávnění vzdáleného přístupu. Díky ní lze vygenerovat bezpečnostní klíč pro připojení k jinému systému, nebo přidávat uživatele, kteří smí využívat mobilní aplikaci.

Zobrazit více

Účetní uzávěrka

Pro plnou kontrolu nad doklady je k dispozici provedení účetní uzávěrky, kdy ve zvoleném období dojde k uzamčení všech vystavených faktur a příjmových dokladů. Nechybí možnost provést doplňující uzávěrku, kdy dojde k jejich odemčení. Jednoduše pak můžete exportovat buď všechny doklady v uzávěrce, nebo pouze ty, jež byly změněny v doplňující uzávěrce.

Rovněž nechybí funkce uzavření zakázek, aby již nebylo možné vytvářet či provádět změny u dokončených zakázek.


Exportování dat

Jsme si vědomi důležitosti dat, které v našem systému máte. Proto nechybí export, a to jak celých uzávěrek, tak i samotných dokladů ve zvoleném období. Vydané faktury můžete uložit buď jako soubor typu PDF, nebo xml pro importování do účetního systému Pohoda. Nechybí ani export výpisu ze zvolených účtů ve vybraném období.

Správa číselných řad

Každá zakázka i každý její krok má své unikátní číslo, které se automaticky vygeneruje. K tomu slouží nastavení číselných řad, kde si sami zvolíte, který formát čísel bude použit. Existuje několik typů řad - pro faktury, nabídky atd. U kterých lze nastavit výchozí údaje, jako je například doba splatnosti, šablona, bankovní účet a další. Tyto informace lze kdykoliv měnit bez ovlivnění již vystavených dokladů.