AutoOffice - ostatní funkce
Funkce systému  

Ostatní funkce  

Uživatelé a role

Jakmile se v AutoOffice registrujete, vytvoří se Vám uživatelský účet spolu s firmou, pod kterou můžete přidávat další uživatele. Nad nimi budete mít kompletní správu - editovat jejich údaje, zneaktivnit, nebo nastavovat role.

Každá firma má k dispozici několik různých předem definovaných rolí s oprávněními. I ty máte samozřejmě pod kontrolou, můžete vytvářet nové role, nebo editovat již existující.

Účetní uzávěrky

Pro plnou kontrolu nad doklady je k dispozici provedení účetní uzávěrky, kdy ve zvoleném období dojde k uzamčení vystavených faktur a příjmových dokladů.

Samozřejmností je možnost provést doplňující uzávěrku, kdy dojde k odemčení dokladů v uzávěrce.

Jednoduše pak můžete exportovat buď všechny doklady v uzávěrce, nebo pouze ty, jež byly změněny (či přidány) v doplňující uzávěrce.

Adresáře kontaktů

Nebaví Vás pořád dokola opisovat odběratele, dodavatele? Usnadněte si práci využitím adresářů, stačí jediné kliknutí! Odběratelé a dodavatelé se do adresářů přidávají automaticky na základě jejich názvu a IČO.

Pokud provedete ve formulářích zakázky změny odběratele, například přepsání emailu na jiný, než je v adresáři, AutoOffice k němu uloží nové údaje, aniž by došlo k ovlivnění již existujících zakázek či dokladů.

Ceníky

Stejně jako odběratele, můžete i položky snadno přenášet z adresářů do dokladů.
Položky lze seskupovat do jednotlivých ceníků a nastavit k nim automaticky dopočítávané množstevní ceny.

Při každé editaci prodejní ceny dojde k uložení staré ceny. Na základě těchto dat se vykreslí přehledný graf vývoje ceny položky.

A aby toho nebylo málo, ke každé položce se dají přidávat dodavatelé s pořizovací cenou, kterou zužitkujete v cenových kalkulacích.

Pokladní evidence

Pokladní evidence umožňuje sledovat stav pokladny včetně následného schvalování pokladní knihy. Ta se skládá z vystavených účtenek a příjmových pokladních dokladů.

Součástí je ukládání historie změn pokladní knihy a možnost exportování do PDF.

Sumarizace účtenek

Vystavujete-li účtenky v Autooffice, každý den dojde k vygenerování denní sumarizace vydaných účtenek.
Jedná se o finanční zprávu z každé pokladny obsahující součty z vystavených účtenek.

Import dat

Potřebujete přenést do systému Vaše kontakty a položky ceníků, ale nebaví Vás zdlouhavé opisování?

Využít můžete importování dat, které zpracuje údaje z nahraného souboru typu CSV se stanovenou strukturou.

Importovat lze i bankovní transakce. A to zejména v případě, kdy nemáte propojené bankovnictví, nebo pro případnou kontrolu nesrovnalostí v načtených platbách.

Export dat

Jsme si vědomi důležitosti dat, které v našem systému máte. Proto si můžete Vaše doklady snadno exportovat, a to jak na základě uzávěrek, tak i samotných dokladů ve zvoleném období.

Vydané faktury můžete uložit buď jako soubor typu PDF, nebo xml pro importování do účetního systému Pohoda a Flexibee.

Nechybí ani export výpisu ze zvolených účtů ve vybraném období. Dále výpis výkazů v CSV či PDF, který lze vygenerovat z jejich přehledu dle zvoleného filtru.

Nastavení

Součástí systému je i obsáhlé nastavení, které Vám dovolí maximální personalizaci účtu a firmy.

V nastavení naleznete:
  • Nastavení dokladů - Např. sazba DPH, plátce DPH, výchozí jednotka, měny.
  • Číselné řady - Číselné řady dokladů s výchozími hodnotami (splatnost, šablona atd.).
  • Vzory dokladů - Vámi definovanatelné vzory úvodního a závěrečného textu dokladů, včetně vkládání proměnných.
  • Bankovní účty - Nastavení bankovních účtů, propojení s bankovnictvím.
  • Uživatelé - Správa uživatelů Vaší firmy a jejich oprávnění.
  • Správa vlastního účtu - Správa iniciálů vlastního uživatelského účtu, nahrání podpisu, výběr barevného schéma systému.
  • Nastavení firmy - Iniciály firmy, výchozí logo a podpis pro použití v dokladech.
  • EET, pokladny - Základní nastavení EET, správa pokladen a provozoven.
  • Vlastní stavy - Nastavení vlastních stavů zakázek.

Komentáře

Komunikujte se svými kolegy pomocí komentářů. A to jak v zakázkách, projektech, úkolech, ale i u kontaktů a ceníků. Zprávy se dají označit jako prioritní, nechybí ani nahrávání příloh.

Nechcete-li, aby Vám unikla jakákoliv zpráva, přejděte do nastavení účtu, kde naleznete možnost zasílání notifikací na nový komentář.