Jakmile se v AutoOffice registrujete, vytvoří se Vám uživatelský účet spolu s firmou, pod kterou můžete přidávat další uživatele. Nad nimi budete mít kompletní správu - editovat jejich údaje, zneaktivnit, nebo nastavovat role.
Každá firma má k dispozici několik různých předem definovaných rolí s oprávněními. I ty máte samozřejmě pod kontrolou, můžete vytvářet nové role, nebo editovat již existující.
Pro plnou kontrolu nad doklady je k dispozici provedení účetní uzávěrky, kdy ve zvoleném období dojde k uzamčení vystavených faktur a příjmových dokladů.
Samozřejmností je možnost provést doplňující uzávěrku, kdy dojde k odemčení dokladů v uzávěrce.
Jednoduše pak můžete exportovat buď všechny doklady v uzávěrce, nebo pouze ty, jež byly změněny (či přidány) v doplňující uzávěrce.
Nebaví Vás pořád dokola opisovat odběratele, dodavatele? Usnadněte si práci využitím adresářů, stačí jediné kliknutí! Odběratelé a dodavatelé se do adresářů přidávají automaticky na základě jejich názvu a IČO.
Pokud provedete ve formulářích zakázky změny odběratele, například přepsání emailu na jiný, než je v adresáři, AutoOffice k němu uloží nové údaje, aniž by došlo k ovlivnění již existujících zakázek či dokladů.
Stejně jako odběratele, můžete i položky snadno přenášet z adresářů do dokladů.
Položky lze seskupovat do jednotlivých ceníků a nastavit k nim automaticky dopočítávané množstevní ceny.
Při každé editaci prodejní ceny dojde k uložení staré ceny. Na základě těchto dat se vykreslí přehledný graf vývoje ceny položky.
A aby toho nebylo málo, ke každé položce se dají přidávat dodavatelé s pořizovací cenou, kterou zužitkujete v cenových kalkulacích.
Pokladní evidence umožňuje sledovat stav pokladny včetně následného schvalování pokladní knihy. Ta se skládá z vystavených účtenek a příjmových pokladních dokladů.
Součástí je ukládání historie změn pokladní knihy a možnost exportování do PDF.
Vystavujete-li účtenky v Autooffice, každý den dojde k vygenerování denní sumarizace vydaných účtenek.
Jedná se o finanční zprávu z každé pokladny obsahující součty z vystavených účtenek.
Potřebujete přenést do systému Vaše kontakty a položky ceníků, ale nebaví Vás zdlouhavé opisování?
Využít můžete importování dat, které zpracuje údaje z nahraného souboru typu CSV se stanovenou strukturou.
Importovat lze i bankovní transakce. A to zejména v případě, kdy nemáte propojené bankovnictví, nebo pro případnou kontrolu nesrovnalostí v načtených platbách.
Jsme si vědomi důležitosti dat, které v našem systému máte. Proto si můžete Vaše doklady snadno exportovat, a to jak na základě uzávěrek, tak i samotných dokladů ve zvoleném období.
Vydané faktury můžete uložit buď jako soubor typu PDF, nebo xml pro importování do účetního systému Pohoda a Flexibee.
Nechybí ani export výpisu ze zvolených účtů ve vybraném období. Dále výpis výkazů v CSV či PDF, který lze vygenerovat z jejich přehledu dle zvoleného filtru.
Aby Vám v AutoOffice nic neuniklo, máte možnost v nastavení účtu zvolit, na které události dostávat upozornění. Ty Vám budou automaticky odesílány na email.
Upozornění lze označit jako přečtené a následně vyfiltrovat nepřečtené.
Pokud navíc využívate mobilní aplikaci, budete přehled notifikací doslova v kapse.
Komunikujte se svými kolegy pomocí komentářů. A to jak v zakázkách, projektech, úkolech, ale i u kontaktů a ceníků. Zprávy se dají označit jako prioritní, nechybí ani nahrávání příloh.
Součástí systému je i obsáhlé nastavení, které Vám dovolí maximální personalizaci účtu a firmy.
V nastavení naleznete: