Případové studie
AutoOffice pro školicí agenturu
Výzvy
Školicí agentura čelila řadě provozních omezení, která bránila efektivnímu růstu a poskytování kvalitních služeb:
Složitá a neefektivní správa registrací na kurzy
Manuální evidence účastníků, změny v přihláškách a správa kapacit kurzů byly časově náročné a náchylné k chybám.
Obtížné sledování pokroku a výsledků účastníků
Bez centralizovaného systému bylo složité vyhodnocovat účast, úspěšnost, zpětnou vazbu a celkovou efektivitu jednotlivých kurzů.
Slabá komunikace mezi lektory a účastníky
Chyběly nástroje pro přímou a pravidelnou komunikaci, což vedlo ke zmatkům, nedorozuměním a nižší angažovanosti účastníků.
Zdlouhavá a nepřehledná finanční administrativa
Proces fakturace, evidence plateb a kontrola finančních toků probíhaly odděleně a vyžadovaly ruční zásahy, které zatěžovaly tým a zpomalovaly cash flow.
Nedostatek analytických nástrojů pro rozhodování
Bez dat o výkonnosti kurzů a lektorů bylo těžké plánovat, optimalizovat nabídku a přesvědčivě komunikovat hodnotu kurzů směrem ke klientům.
Řešení
Školicí agentura nasadila systém AutoOffice, aby vyřešila hlavní slabiny v registracích, komunikaci, administrativě a řízení výuky. Díky modularitě a flexibilitě systému bylo možné přizpůsobit jednotlivé funkce specifickým potřebám vzdělávacího provozu.
Digitalizace registrací a správy kurzů
Každý kurz a přihláška jsou nyní spravovány v jednom systému. Účastníci se registrují online, data jsou automaticky zpracována a přehledně přiřazena ke konkrétnímu kurzu včetně historie účasti a výsledků.
Použité moduly: Zakázky, Správa kontaktů, Stavy, Import a export dat.
Zjednodušená komunikace mezi lektory a účastníky
AutoOffice umožňuje snadnou výměnu informací prostřednictvím e-mailů, komentářů a SMS. Každý účastník obdrží včasné upozornění na změny, rozvrh nebo nové studijní materiály.
Použité moduly: Emaily, SMS, Komentáře, Upozornění (Notifikace).
Plánování lektorů a optimalizace rozvrhů
Díky kalendáři a přehlednému plánování kapacit lze efektivně rozdělit dostupné lektory na jednotlivé kurzy podle odbornosti, lokality i časových možností.
Použité moduly: Kalendář, Přidělování úkolů, Projekty, Pracovní procesy (workflow).
Automatizace fakturace a sledování plateb
Fakturace je nyní plně automatizovaná – od vytvoření až po kontrolu úhrady. Systém zároveň umožňuje sledování přijatých plateb, upozornění na splatnosti a evidenci cash flow.
Použité moduly: Faktury, Bankovní účty, Automatické importy transakcí, Rozpočet.
Přehledné reportování a hodnocení výkonnosti
Vedení agentury má neustálý přístup k datům o účasti, úspěšnosti, hodnocení lektorů i finanční efektivitě kurzů. To umožňuje optimalizaci nabídky a strategické rozhodování.
Použité moduly: Reporting, Výkazy práce, Plánování nákladů, Analýza mimořádných plateb.
Online portál pro účastníky kurzů
Účastníci mají k dispozici přehledný online přístup ke všem svým kurzům, materiálům, rozvrhům i hodnocením. To zvyšuje komfort a podporuje jejich aktivní zapojení do výuky.
Použité moduly: Import a export dat, Komentáře, Zakázky, Stavy, Reporting.
Výsledky
Rychlejší zpracování registrací, lepší rozvrhování práce lektorů, zvýšení počtu přihlášek.
- Rychlejší zpracování registrací a méně administrativní zátěže pro tým.
- Zvýšená spokojenost účastníků díky včasným informacím a přehlednému online přístupu.
- Efektivnější rozvrhování lektorů a lepší využití kapacit.
- Automatizovaná fakturace a přehled o platbách vedly ke zrychlení cash flow.
- Přesná data o účasti, hodnocení kurzů a výkonnosti umožnila lepší rozhodování.
- Nárůst počtu přihlášek díky jednoduššímu procesu a lepší komunikaci s klienty.
