Případové studie

AutoOffice pro firmu na výrobu a montáž pergol

Před zavedením AutoOffice firma čelila výzvám, které zná téměř každý, kdo koordinuje výrobu, montáže a komunikaci se zákazníky. Složitá organizace mezi týmy, nejasnosti ve správě zakázek, nedostatek aktuálních informací o stavu projektů a zásob – to vše brzdilo náš růst. Rozhodli jsme se proto pro změnu. Implementací systému AutoOffice s integrovaným CRM, ERP a mobilní fotodokumentací jsme položili základ moderní a efektivní firmy.

Díky AutoOffice dnes zvládáme řízení zakázek, plánování výroby a montáží i sledování zásob s minimem chyb a maximem přehledu. Mobilní aplikace nám umožňuje dokumentovat průběh projektů v reálném čase – a zákazníci si pochvalují možnost sledovat pokrok své zakázky na pár kliknutí. Výsledkem je vyšší spokojenost klientů, lepší týmová spolupráce, nižší náklady a přesnější rozhodování na základě dat. Pokud i vaše firma hledá cestu k větší efektivitě a spokojenějším zákazníkům, náš příběh vám může být inspirací.

Výzvy

Společnost specializující se na výrobu a montáž pergol na míru se dlouhodobě potýkala s problémy, které bránily plynulému provozu.

Špatná koordinace mezi návrháři, výrobou a montážními týmy

Bez sjednoceného systému spolu jednotlivé týmy komunikovaly neefektivně, což vedlo k častým nedorozuměním, chybám v zadání a zpožděním v realizaci zakázek.

Neefektivní správa zakázek a nedostatečná komunikace se zákazníky

Chyběl centralizovaný přehled o stavu jednotlivých zakázek, což komplikovalo zákaznický servis a snižovalo spokojenost klientů kvůli nejasným termínům a neúplným informacím.

Nejasná evidence materiálu a časté problémy s dostupností

Bez aktuálních dat o zásobách docházelo k výpadkům klíčových materiálů, opožďování výroby a nutnosti improvizace na poslední chvíli, což zvyšovalo náklady i stres ve výrobním procesu.

Obtížné plánování termínů a sledování postupu prací

Kvůli absenci nástroje pro plánování nebylo možné efektivně řídit kapacity, přidělovat úkoly ani sledovat jejich stav v reálném čase, což vedlo k častému přetížení týmu a zmatkům v termínech.

Chybějící vizuální dokumentace, což snižovalo transparentnost vůči zákazníkům

Bez možnosti sdílet fotografie a vizualizace z průběhu zakázky nebylo snadné zákazníkům doložit stav realizace, což oslabovalo důvěru a ztěžovalo řešení případných reklamací.

Řešení

Firma se rozhodla pro nasazení systému AutoOffice ve spojení s mobilní aplikací pro fotodokumentaci, aby zefektivnila řízení zakázek, výroby, montáže a komunikaci se zákazníky. Díky propojení několika klíčových modulů se podařilo digitalizovat kritické procesy a získat kontrolu nad každým krokem realizace.

Kompletní řízení zakázek a komunikace se zákazníky

Každá zakázka je systematicky evidována od prvotní poptávky až po finální předání. Systém umožňuje připojovat poznámky, dokumenty i fotografie, což výrazně zlepšilo komunikaci s klienty a zvýšilo transparentnost služeb.

Použité moduly: Zakázky, Správa kontaktů, Komentáře, Emaily, SMS.

Mobilní fotodokumentace zakázek v reálném čase

Týmy v terénu pořizují fotografie přímo z průběhu montáže nebo výroby. Obrázky se automaticky ukládají do příslušné zakázky, což usnadňuje zpětnou dohledatelnost, zvyšuje důvěru zákazníků a urychluje řešení případných reklamací.

Použité moduly: Zakázky, Komentáře, Import a export dat, Stavy.

Efektivní plánování práce a koordinace týmu

Díky vizuálním nástrojům pro plánování a přidělování úkolů mají vedoucí pracovníci přehled o zatížení týmu, prioritách a termínech. Práce je rozdělována efektivněji, což vedlo ke zkrácení doby realizace projektů.

Použité moduly: Kalendář, Přidělování úkolů, Pracovní procesy (workflow), Stavy, Upozornění (notifikace), Kanban nástěnka.

Přesná evidence zásob a spotřeby materiálů

Díky digitalizaci skladového hospodářství se výrazně snížily chyby při objednávkách a výdejích materiálu. Systém sleduje stav zásob, jejich využití na konkrétních zakázkách i termíny dodávek.

Použité moduly: Sklady a skladové objednávky, Použití produktu pro zakázku, Stavy jednotlivých kusů na skladě, Naskladnění a evidence dodávek.

Strategické řízení na základě dat a reportů

Přehledné reporty a analýzy umožňují vedení firmy sledovat vývoj nákladů, výkonnost jednotlivých projektů a optimalizovat plánování v reálném čase. Rozhodování se tak opírá o aktuální a přesná data.

Použité moduly: Reporting, Rozpočet, Výkazy práce, Plánování nákladů.

Výsledky

Rychlejší montáže, nižší náklady, spokojenější zákazníci.

Lepší komunikace mezi týmy vedla k rychlejší realizaci zakázek.
Zákazníci si pochvalují fotodokumentaci a možnost sledovat pokrok.
Nižší náklady a méně odpadu díky přesnému plánování a správě zásob.
Větší důvěra a transparentnost ve vztahu se zákazníky i mezi týmy.
Efektivnější plánování kapacit a lepší strategická rozhodnutí.